V každé firmě se zaměstnanci z různých oddělení potýkají s opakujícími se činnostmi, které mají jen minimální, nebo dokonce žádnou přidanou hodnotu. Občas se nevyhnou ani chybám, které musí najít, a opravit. Pracovní dobu tak věnují úkolům, které už prováděli. A přitom to jde i jinak.
V Soitronu jsme přišli na to, jak si práci nejen ulehčit, ale jak ji dělat efektivně, bez zbytečných chyb a navíc rychle. Využíváme k tomu technologii RPA, tedy robotickou procesní automatizaci, a odborníky, které máme. Každý den se přesvědčujeme, že všechno funguje spolehlivě nejen u našich klientů, ale i u nás. Patříme zkrátka mezi firmy, které si využitím RPA snižují náklady. A úspory můžou dosahovat 50 až 100 procent. Automatizace je zároveň celosvětový trend. Podle průzkumu společnosti McKinsey automatizovala loni třetina firem alespoň jednu svoji činnost a počet takových společností rok od roku roste. Zvětšovat se bude i samotný trh s RPA technologiemi – do roku 2027 vzroste o 40 procent. Protože v Soitronu držíme krok s dobou a světovými trendy a nechceme, aby „kovářova kobyla chodila bosa“, zaměstnali jsme roboty i u nás.
Byli jsme jedni z prvních uživatelů
Zkušenosti s používáním robotu mají naše HR a interní IT oddělení, která ho používají například během nástupu nových zaměstnanců. Účelem jeho zapojení bylo, abychom celý proces dokázali co nejvíc urychlit a zjednodušit a chtěli jsme také minimalizovat možné chyby. Využitím softwarového robotu jsme navíc několika lidem ulevili od složité administrativy. Robot zvládne vytvořit pracovní smlouvu a zajistit potřebné administrativní i technické formality, jako jsou přístup do firemních aplikací, vytvoření e-mailového účtu nebo zpracování požadavku na dodávku hardwaru.
Nový zaměstnanec má hned první den nástupu do práce k dispozici nejen počítač, ale také všechny potřebné přístupy do interních systémů a robot mu v bezpečné formě doručí i uživatelské heslo. Výhodou je úspora času pracovníků Service Desku a HR. V celém procesu se navíc výrazně snižuje chybovost. Robot totiž zajistí, aby byly údaje z databáze uživatelů zpracovány správně. Veškeré činnosti a úkony zároveň provede tak, abychom dodrželi pravidla ochrany osobních údajů. Pro nás je ale nejpodstatnější, že celý proces vygenerování pracovní smlouvy a vytvoření potřebných přístupů trvá namísto půl hodiny pouze 23 sekund.
K tomu všemu nám robot vytváří i mzdové výkazy nebo vyřizuje výstupní formality, pokud zaměstnanec ve firmě končí. HR oddělení díky robotu hravě zvládá i příjemnější věcí, například generování blahopřání k narozeninám nebo poděkování u příležitosti pracovních výročí. Robot je tak spolehlivý, že jsme ho postupně zařadili i do činností v dalších odděleních. Naši interní IT specialisté využívají technologii RPA k automatickému prodlužování platnosti uživatelských účtů, a to nejen pro interní, ale i pro externí pracovníky vstupující do systémů Soitronu. Výhodou použití robotu je především vyšší bezpečnost a jednodušší správa účtů ze strany nadřízených. Pokud chce manažer deaktivovat přístupy zaměstnance do více aplikací, stačí mu na to jedno kliknutí. Uživateli tím zabrání v dalším vstupování do systémů a jejich používání.
Přinášíme stále nová vylepšení
SSoftwarový robot dokážeme naučit prakticky cokoli a jeho dovednosti postupně rozšiřujeme. Díky našim IT specialistům se podařilo zautomatizovat evidenci došlých faktur a dobropisů. Cílem bylo zjednodušit zpracování vybraných finančních a účetních dokladů a ulehčit tak zaměstnancům, pro které je tento proces jedním z řady každodenních úkolů. RPA technologie umožňuje robotu otevřít doručené e-maily s přílohami a uložit je do sdílené složky. Pomocí OCR technologie pak robot načte potřebné údaje, které ověří a ukládá do systému Axapta.
A co když přijde faktura o půlnoci nebo o víkendu? Nemusíme se bát, že ji účetní přehlédne. O všechno se totiž postará robot. Jakmile se doklad objeví v přijaté poště, načte ho a do jednotlivých položek v systému zapíše potřebné údaje, například číslo faktury, datum přijetí nebo číslo účtu, na které je částku potřeba uhradit. Když svoji práci dokončí, fakturu uloží a jde na další. A podobný proces provádí také u dobropisů. Robot tedy dělá všechno, co jsme předtím museli dělat my. Kromě toho jsme ho na finančním oddělení zapojili i do zpracování odesílaných faktur tak, že automaticky generuje podklady před jejich zaúčtováním. Potřebné údaje si bere z excelovského souboru, ve kterém můžou být uložené fakturační údaje z několika projektů pro různé zákazníky. Odpovědný zaměstnanec pak jenom dostane informaci, že faktury jsou vytvořené a může je zkontrolovat a odeslat.
Ačkoli robot nevidíme a neporadíme se s ním, stal se naším novým a spolehlivým kolegou. Nezůstáváme ale stát na místě a dál pracujeme na tom, abychom ho vylepšovali a mohli využívat k dalším úkolům. Ušetřený čas pak můžeme věnovat klientům.
Zdroj: https://www.netsuite.com/portal/resource/articles/business-strategy/business-automation-statistics.shtml