Robotická procesní automatizace (RPA), tedy softwarové roboty, dokáže spoustu procesů ve firmách zjednodušit, urychlit a přitom snížit chybovost na minimum. Pro nasazení konkrétního typu robotu je přitom důležité jednoznačně popsat procesy, do kterých se zapojí, a stanovit přesná kritéria, podle jakých bude pracovat. Na následujících příkladech vám ukážeme, jaké roboty můžete využít a co všechno s vámi nebo bez vás zvládnou.
Robot, váš dobrý kolega
Mezi jednodušší softwarové roboty patří robot „na vyžádání“, který pracuje, jenom když ho potřebujete. Může to být třeba v kontaktním centru. Když tam zákazník zavolá a chce zrušit část objednávky, jako operátor zadáte její číslo, spustíte robot a ten místo vás najde potřebné údaje o zákazníkovi i o objednaném zboží v různých systémech. Vyhledání trvá několik sekund. Nalezené informace už pak se zákazníkem jenom ověříte a objednávku upravíte podle jeho přání. Sofistikovanějším řešením je robot „obsluhovaný“ ve spolupráci se zaměstnancem. Po jeho spuštění nečekáte na výsledek, ale během práce robotu se můžete nadále plně věnovat zákazníkovi nebo jiným činnostem. Robot pracuje na pozadí a jakmile všechno dokončí, informuje vás o tom. Takové roboty najdou využití i v backoffice odděleních jako jsou finance, HR, IT a spousta dalších, kde můžou plnit úkoly virtuálního asistenta, kterého máte k ruce, když ho právě potřebujete.
Více práce pro robot, méně dřiny pro zaměstnance
Kombinací předchozích robotů vzniká hybridní robot. Je dobré ho využívat k práci, která trvá o něco déle. Operátor nebo zaměstnanec na kontaktním centru zadá robotu vstupní údaje a ten původní objednávku zkontroluje ve všech potřebných systémech. Je to relativně rychlé a zákazník na lince se hned dozví, že jeho požadavek je připravený k dalšímu zpracování. Protože operátor potřebuje robot využívat dál, shromážděné údaje předá dalšímu robotu, který už pracuje samostatně. Po skončení pracovní doby nebo v přesně stanovenou hodinu spustí druhý robot dokončovací proces, například stornování všech shromážděných objednávek. Po skončení odešle informaci, že svou práci zvládl.
Robot umí pracovat i částečně bez dozoru – v takových případech není nutné čekat na výsledek. Pokud by společnost potřebovala poslat peníze zákazníkovi, zaměstnanec finančního oddělení zapíše tento požadavek do souboru, například do excelu. Ve stanoveném čase se robot automaticky zapne, soubor si načte, zkontroluje data a následně vyexpeduje platby. Obdobně může takový druh robotu pracovat například na IT oddělení při přijímání nového zaměstnance nebo v jiném procesu, pokud se k němu dají zadat vstupní údaje a nepotřebujete hned pracovat s výstupy. V uvedeném případě IT specialista zadá potřebné údaje a robot zařídí objednání nových zařízení nebo zajistí přístupy do firemních systémů. Pokud nový zaměstnanec nahrazuje odcházejícího, robot ukončí přístupy původního pracovníka, novému zaměstnanci je do stejných aplikací naopak zřídí a objedná mu i stejné zařízení.
V procesech, které se dají plně automatizovat, můžeme využít robot bez dozoru. Ten nepotřebuje žádnou asistenci a není ho potřeba ani spouštět. Pokaždé, když zaregistruje nový požadavek, se sám zapne a udělá práci podle definovaných kritérií. Opět bezchybně. Z vlastní zkušenosti víme, že robot funguje spolehlivě a bez výkyvů tak, jak si to společně nadefinujeme. Pokud přijde do e-mailu našeho účetního nová faktura, robot si ji otevře, načte, zaúčtuje a zaeviduje v potřebných systémech a my jen dostaneme finální informaci. Plnou automatizací jsme řešili například i požadavky našich klientů na přerušení a znovuobnovení dodávek energií, vytváření různých pravidelných přehledů nebo GDPR procesy, kdy robot odstraňoval osobní údaje zákazníků.
Firemní procesy sice dokážeme částečně nebo plně automatizovat, ale stále existují činnosti, ve kterých je lidský faktor potřebný a nenahraditelný. Neumíme v plném rozsahu automatizovat procesy, kde robot nemá stanovená kritéria, podle kterých by mohl spolehlivě pracovat, u kterých je potřeba rozhodnutí nebo schválení člověkem nebo je nutné zapojit několik různých oddělení. Ručně napsaný dokument dokážeme digitalizovat, ale pokud není strukturovaný, robot z něj nezvládne na 100 % vybrat všechny potřebné údaje. Při schvalování úvěru se zase neposuzují jenom dosavadní závazky a příjmy žadatele, ale významnou roli hraje i jeho chování během kontaktu s pracovníkem banky. V takových případech nasazujeme roboty s dlouhým během (long-running robots) – jde vlastně o kombinaci práce lidí a různých typů robotů. Jakmile robot ukončí svoji část práce a je nutné udělat další krok prováděný člověkem, robot vytvoří pro člověka úkol, přesně specifikuje, co od něj očekává, a počká, dokud nebude úkol splněn. Následně pokračuje v automatickém zpracovávání úloh.
Robot tím pádem umí pomáhat se zpracováním a přípravou všech potřebných informací, dělat kontroly a zobrazovat zaměstnancům všechno potřebné. Jejich úkolem zůstává rozhodování o dalších krocích jediným kliknutím. Robot pak práci dokončí.
Bez chyb a s rychlou návratností
Roboty fungují přesně tak, jak je společně nastavíme. Pokud zadáme správná kritéria, i robot se rozhoduje správně. Vstupuje do systémů podle toho, co jsme mu zadali. Nikdy se neunaví a nepřestane pracovat ani proto, že by ho opakující se procesy nudily. Když je systém přetížený nebo spadne, není to problém. Robot si systém znovu otevře a začne pracovat tam, kde skončil, protože si všechny provedené operace průběžně loguje. Pokud se rozhodnete zainvestovat do částečné nebo plné automatizace, návratnost závisí na rozsahu automatizovaného procesu a může se pohybovat od tří měsíců u jednodušších řešení až po jeden nebo jeden a půl roku v případě automatizace náročnějších procesů. Roboty vám přitom ušetří lidskou práci a odstraní chybovost. Pokud potřebujete poradit, jak s automatizací a digitalizací procesů začít nebo v ní pokračovat, rádi vám pomůžeme, zanalyzuje možnosti a připravíme strategii pro vaši firmu. Problém pro vás nebudou ani potřebné licence, které vám můžeme pronajmout (RPA as a service) nebo zajistit. Výhodou pronájmu je, že máte zajištěné veškeré aktualizace, ale i IT podporu a servis. O robot se tedy kompletně staráme my v Soitronu. Pokud se ale rozhodnete zakoupit si plnou licenci, vaše specialisty zaškolíme a řekneme jim všechno podstatné.